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Avis aux Professionnels de la Santé sur la Collecte et le Traitement de Vos Données à Caractère Personnel

Dernière mise à jour : 9 mai 2019

Astellas Pharma est une entreprise pharmaceutique mondiale dont la maison mère a son siège à Tokyo au Japon. Notre mission est d’améliorer la vie des patients dans les domaines suivants : transplantation, urologie, oncologie et maladies infectieuses. Pour en savoir plus sur Astellas, veuillez lire la rubrique « À propos » de notre site Internet à l’adresse https://www.astellas.eu/about/about/.

Astellas Pharma BV (« Astellas ») respecte votre droit à la vie privée. Le présent Avis de confidentialité explique qui nous sommes, comment nous collectons, partageons et utilisons des informations personnelles vous concernant, et la façon dont vous pouvez exercer vos droits à la vie privée. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de notre utilisation de vos informations personnelles ou si vous voulez exercer vos droits – y compris le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel de la manière décrite dans la présente – veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies au bas de cet Avis de confidentialité.

Le responsable du traitement de vos informations personnelles est Astellas Pharma BV de Square Marie Curie 50, 1070 Bruxelles.

Quelles informations personnelles Astellas collecte-t-elle et pourquoi ?

Les informations que nous collectons à votre sujet proviennent de diverses sources, y compris directement auprès de vous et dans : des documents ou formulaires que vous fournissez afin de participer aux initiatives parrainées ou soutenues par Astellas, notamment les activités de recherche et de développement clinique parrainées par Astellas, ou dans d’autres contextes ; des sources accessibles au public ; des CV ; et des bases de données et sites Internet en ligne et autres, qui peuvent être gérés par des tiers pour notre compte.

Astellas collecte et utilise les catégories de données à caractère personnel suivantes aux fins décrites ci-dessous :

  • les informations personnelles, comme votre nom, votre âge, votre sexe et vos coordonnées ;
  • les informations professionnelles, comme le lieu de votre cabinet de consultation, le titre de votre fonction, le domaine médical dans lequel vous êtes actif, vos qualifications professionnelles et vos activités scientifiques (par exemple votre expérience précédente dans le domaine des essais cliniques et votre participation à des travaux de recherche à venir ou achevés avec Astellas et d’autres sociétés), la publication de recherches et de papiers académiques ou scientifiques et l’adhésion à des associations et des comités ; et
  • les informations concernant vos interactions avec nous, comme le type de réunions que nous avons eues, les sujets discutés, votre connaissance et les questions que vous avez eues sur nos activités commerciales et nos produits, le type de documents que nous vous avons montrés et les retours que vous nous avez fournis, ainsi que vos opinions et vos routines concernant les prescriptions, vos routines concernant vos patients et les diagnostics, et autres informations similaires.

Nous traitons ces informations dans nos bases de données de clients dans le but de gérer notre relation avec vous, y compris la planification de collaborations, prises de contact, visites et réunions potentielles, pour nous aider à évaluer les informations que nous vous fournissons et nous assurer que celles-ci sont pertinentes compte tenu de votre expertise, vos centres d’intérêt et vos préférences, et pour comprendre votre approche thérapeutique et scientifique et votre niveau de satisfaction concernant les produits de Astellas.

Avec qui Astellas partage-t-elle mes informations personnelles ?

Nous communiquons vos informations personnelles aux catégories suivantes de destinataires :

  • à nos sociétés du groupe, à des prestataires de services et à des partenaires tiers qui nous fournissent des services de traitement des données, ou traitent autrement les informations personnelles à des fins décrites dans le présent Avis de confidentialité ou qui vous sont notifiées au moment où nous collectons vos informations personnelles. Une liste de nos sociétés du groupe actuelles est disponible ici https://www.astellas.com/en/worldwide ;
  • à un organe compétent d’application de la loi, à un organisme réglementaire, à une agence du gouvernement, à un tribunal ou à une autre tierce partie si nous estimons que la divulgation est nécessaire (i) pour respecter une loi ou un règlement en vigueur, (ii) pour exercer, établir ou défendre nos droits, ou (iii) pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne ;
  • à un acheteur potentiel (et à ses mandataires et conseillers) en lien avec une proposition d’achat, de fusion ou d’acquisition d’une partie de notre activité, à condition que nous informions l’acheteur qu’il doit utiliser vos informations personnelles uniquement aux fins communiquées dans le présent Avis de confidentialité ;
  • à toute autre personne ayant votre consentement à cette divulgation.

Base juridique du traitement des informations personnelles (uniquement pour les professionnels de la santé établis dans l’EEE)

Si vous êtes un professionnel de la santé établi dans l’Espace économique européen, notre base juridique pour collecter et utiliser les informations personnelles décrites ci-dessus est notre intérêt légitime à maintenir une relation avec vous. Si vous avez des questions concernant cette base juridique, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies au bas du présent Avis de confidentialité.

Comment Astellas préserve-t-elle la sécurité de mes informations personnelles ?

Nous recourons à des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les informations personnelles que nous collectons et traitons sur vous. Ces mesures sont conçues pour fournir un niveau de sécurité adéquat quant au risque associé au traitement de vos informations personnelles.

Transferts internationaux de données

Vos informations personnelles sont transférées vers des pays autres que celui où vous résidez et elles y sont traitées. Il se peut que les lois sur la protection des données de ces pays diffèrent de celles de votre pays (et, dans certains cas, peuvent être moins protectrices).

En particulier, les serveurs que nous utilisons pour héberger vos données à caractère personnel sont situés en USA, et les sociétés de notre groupe et nos prestataires de services et partenaires tiers interviennent dans le monde entier. Autrement dit, lorsque nous collectons vos informations personnelles, nous pouvons les traiter dans l’un de ces pays.

Toutefois, nous avons pris des mesures de protection appropriées pour exiger la protection de vos informations personnelles conformément au présent Avis de confidentialité. Ces mesures comprennent la mise en place des Clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les transferts d’informations personnelles entre les sociétés de notre groupe, ce qui nécessite de l’ensemble de ces sociétés qu’elles protègent les informations personnelles qu’elles traitent à partir de l’EEE conformément au droit de l’Union européenne en matière de protection des données.

Nos Clauses contractuelles types peuvent être communiquées sur demande. Nous avons mis en œuvre des mesures de protection similaires avec nos prestataires de services et partenaires tiers. Des informations supplémentaires peuvent être communiquées sur demande. 

Conservation des données

Nous conservons les informations personnelles que nous collectons auprès de vous si nous avons un besoin professionnel permanent et légitime de le faire (par exemple, pour vous fournir un service que vous avez sollicité ou pour nous conformer à des exigences légales, fiscales ou comptables).

Lorsque nous n’aurons aucun besoin professionnel permanent et légitime de traiter vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes ou, si cela est impossible (par exemple, si vos informations personnelles ont été conservées dans des archives de sauvegarde), alors nous les conserverons de façon sécurisée et les isolerons en les préservant de tout traitement supplémentaire jusqu’à leur suppression, dans la mesure du possible.

Vos droits de protection des données

Vous disposez des droits de protection des données qui suivent :

  • Si vous souhaitez accéder, corriger, mettre à jour ou demander la suppression de vos informations personnelles conformément au droit applicable, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant via les coordonnées fournies à la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous.
  • En outre, si vous résidez dans l’Espace économique européen, vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations personnelles, nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles ou en demander la portabilité. À nouveau, vous pouvez exercer ces droits en nous contactant via les coordonnées fournies à la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous.
  • Vous avez le droit de vous plaindre à une autorité de protection des données à propos du fait que nous collectons et utilisons vos informations personnelles. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre autorité locale en charge de la protection des données. (Les coordonnées des autorités de protection des données dans l’Espace économique européen, en Suisse et dans certains pays non européens comme les États-Unis et le Canada sont disponibles ici.)

Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de personnes souhaitant exercer leurs droits relatifs à la protection des données conformément aux lois de protection des données en vigueur.

Mises à jour du présent Avis

Il se peut que nous mettions à jour, de temps à autre, le présent Avis de confidentialité suite à des évolutions juridiques, techniques ou liées à l’activité. Lorsque nous mettrons à jour notre Avis de confidentialité, nous prendrons des mesures adéquates pour vous en informer, en tenant compte de l’importance de ces modifications.

Comment nous contacter

Pour toute requête concernant l’utilisation de vos données personnelles, merci de soumettre votre requête ici. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre utilisation de vos informations personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des données via les coordonnées ci-dessous : privacy@astellas.com.

English Version

Health Care Professional : Information on the collection and management of your personal information

Last updated: 9 May 2019

Astellas Pharma is a global pharmaceutical business, whose ultimate parent company is headquartered in Tokyo, Japan. Our mission is to improve the lives of patients in the following key areas: transplantation, urology, oncology, and anti-infectives. For more information about Astellas, please see the “About” section of our Website at https://www.astellas.eu/about/about/.

Astellas Pharma Ltd (“Astellas“) respects your right to privacy. This Privacy Notice explains who we are, how we collect, share and use personal information about you, and how you can exercise your privacy rights. If you have any questions or concerns about our use of your personal information, or would like to exercise any of your rights — including to object to the processing of your personal data in the way that we describe here — then please contact us using the details provided at the bottom of this Privacy Notice.

The data controller of your personal information is Astellas Pharma BV van Square Marie Curie 50, 1070 Brussel.

What personal information does Astellas collect and why?

We collect information about you from a variety of sources, including directly from you and from: documents or forms that you provide in order to participate in Astellas-sponsored or supported initiatives, such as Astellas-sponsored clinical research and development activities, or in other contexts; publicly available sources; CVs and resumes; and online and other databases and websites, which may be managed by third parties on our behalf.

Astellas collects and uses the following categories of personal data for the purpose described below:

  • personal details such as your name, age, gender and contact details;
  • professional details such as your place of practice, job title, the medical field in which you are active, your professional qualifications and scientific activities (such as previous clinical trial experience, and participation in past or pending research studies with Astellas and other companies), publication of academic or scientific research and articles, and membership in associations and boards; and
  • details of interactions with us, such as what kind of meetings we have held, topics discussed, your knowledge of and questions you have had on our business and products, what kind of material we have displayed to you and any feedback that you have provided, as well as your opinions and routines on prescribing, routines regarding your patients and diagnosis, and similar information.

We process this information in our customer databases for the purpose of managing our relationship with you, including to plan potential collaboration, contact, visits and meetings; to help evaluate the information we provide you and ensure that is relevant given your expertise, interests and preferences; and to understand your scientific-therapeutic approach and satisfaction with Astellas’ products.

Who does Astellas share my personal information with?

We disclose your personal information to the following categories of recipients:

  • to our group companies, third party services providers and partners who provide data processing services to us, or who otherwise process personal information for purposes that are described in this Privacy Notice or notified to you when we collect your personal information. A list of our current group companies is available here https://www.astellas.com/en/worldwide;
  • to any competent law enforcement body, regulatory, government agency, court or other third party where we believe disclosure is necessary (i) as a matter of applicable law or regulation, (ii) to exercise, establish or defend our legal rights, or (iii) to protect your vital interests or those of any other person;
  • to a potential buyer (and its agents and advisers) in connection with any proposed purchase, merger or acquisition of any part of our business, provided that we inform the buyer it must use your personal information only for the purposes disclosed in this Privacy Notice;
  • to any other person with your consent to the disclosure.

Legal basis for processing personal information (EEA based HCPs only)

If you are an HCP based in the European Economic Area, our legal basis for collecting and using the personal information described above is our legitimate interest in maintaining a relationship with you.   If you have any queries about this legal basis, please contact us using the contact details provided at the bottom of this Privacy Notice.

How does Astellas keep my personal information secure?

We use appropriate technical and organisational measures to protect the personal information that we collect and process about you. The measures we use are designed to provide a level of security appropriate to the risk of processing your personal information.

International data transfers

Your personal information is transferred to, and processed in, countries other than the country in which you are resident. These countries may have data protection laws that are different to the laws of your country (and, in some cases, may not be as protective).

Specifically, the servers that we use to host your personal data are located in the USA, and our group companies and third party service providers and partners operate around the world. This means that when we collect your personal information we may process it in any of these countries.

However, we have taken appropriate safeguards to require that your personal information will remain protected in accordance with this Privacy Notice. These include implementing the European Commission’s Standard Contractual Clauses for transfers of personal information between our group companies, which require all group companies to protect personal information they process from the EEA in accordance with European Union data protection law.

Our Standard Contractual Clauses can be provided on request. We have implemented similar appropriate safeguards with our third party service providers and partners and further details can be provided upon request.

Data retention

We retain personal information we collect from you where we have an ongoing legitimate business need to do so (for example, to provide you with a service you have requested or to comply with applicable legal, tax or accounting requirements).

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise it or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

Your data protection rights

You have the following data protection rights:

  • If you wish to access, correct, update or request deletion of your personal information in accordance with applicable law, you can do so at any time by contacting us using the contact details provided under the “How to contact us” heading below.
  • In addition, if you are resident in the European Economic Area, you can object to processing of your personal information, ask us to restrict processing of your personal information or request portability of your personal information. Again, you can exercise these rights by contacting us using the contact details provided under the “How to contact us” heading below.
  • You have the right to complain to a data protection authority about our collection and use of your personal information. For more information, please contact your local data protection authority. (Contact details for data protection authorities in the European Economic Area, Switzerland and certain non-European countries (including the US and Canada) are available here.)

We respond to all requests we receive from individuals wishing to exercise their data protection rights in accordance with applicable data protection laws. 

Updates to this Privacy Notice

We may update this Privacy Notice from time to time in response to changing legal, technical or business developments. When we update our Privacy Notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes we make.

How to contact us

To exercise any of your privacy rights, please submit your query here. If you have any questions or concerns about our use of your personal information, please contact our data protection officer using the following details: privacy@astellas.com.

 

 

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